We leven meer dan ooit tevoren in een tijdperk waar veranderingen een enorme rol spelen. “The times are changing”, zoals Bob Dylan ooit zong? Nee, “These are the times of changes”, is de beste omschrijving. Het wordt voor bedrijven steeds belangrijker snel en adequaat hierop in te springen.

Al die veranderingen kunnen hun oorsprong hebben in externe factoren, zoals regelgeving, klantwensen of activiteiten van de concurrentie. Maar daarnaast speelt ook het streven van het bedrijf een rol op zoek te gaan naar innovatieve producten en/of diensten. Portfolio Management is een discipline die wordt gebruikt om effectief met die veranderingen om te gaan. Er wordt informatie verzameld en objectief gemaakt, zodat gefundeerde beslissingen kunnen worden genomen. Met Rational Focal Point biedt IBM een uitstekend hulpmiddel om Portfolio Management te ondersteunen.

Door alle veranderingen groeit het aantal projecten dat door een bedrijf zou kunnen worden uitgevoerd. Teams zijn meestal parallel aan het werk en medewerkers spelen in meerdere teams een rol. Daarbij komt nog dat projecten elkaar ook nog eens steeds sneller opvolgen. De doorlooptijd wordt korter, omdat de time-to-market zo kort mogelijk moet zijn. Risico is anders dat uw concurrent u voor is.

Projecten hebben een bepaald doel, namelijk; een positieve bijdrage leveren aan het resultaat van de onderneming. Tegelijkertijd staan hier investeringen tegenover. Over deze mix van opbrengsten en kosten, zweeft een wolk van risico’s die ingeschat moeten worden. De (vaak kwalitatieve in plaats van kwantitatieve) informatie hierover wordt alsmaar gedetailleerder, waardoor het steeds moeilijker wordt om hier een goed zicht op te krijgen en te houden. De objectieve keuze welke projecten moeten worden uitgevoerd, wanneer dit behoort te gebeuren en welke resources hierbij betrokken moeten zijn, wordt steeds lastiger.

Dit bepalen en beheersen van projecten wordt Project Portfolio Management (PPM) genoemd. Op meer strategisch niveau kan Portfolio Management worden uitgebreid, zodat dezelfde informatie ook te verkrijgen is over de producten en/of diensten die een onderneming aan haar afnemers levert. In dat geval wordt gesproken over Product Portfolio Management. Ook dit strategische kader wordt door Rational Focal Point ondersteund.
 

Portfolio Management

Portfolio Management helpt u in het maken van de juiste keuzes op basis van de juiste informatie. Rational Focal Point is een volledig web-gebaseerde applicatie die helpt om informatie te vergaren, op te slaan en te analyseren. De informatie waarmee het systeem wordt gevoed, komt uit alle bronnen die van belang zijn. Denk hierbij aan klanten, research teams, analisten, (project) managers en overige stakeholders. Doordat alle informatie centraal wordt opgeslagen, is deze voor iedereen die toegang heeft altijd beschikbaar. Dit in tegenstelling tot de klassieke manier van werken, waarbij versnippering plaatsvindt in spreadsheets, tekst documenten, emails, enzovoorts. Inzicht in de informatie vindt plaats via real-time dashboards of rapportages. De informatie is dus altijd up-to-date en iedereen beschikt over dezelfde gegevens.
 

Dashboard

De analyses vinden plaats door het combineren van kwantitatieve en kwalitatieve criteria. De bepaling van de eerst genoemde criteria is meestal vrij eenvoudig. Een opbrengst van 100 euro is meer dan een opbrengst van 50 euro. Rational Focal Point biedt daarvoor uitgebreide ondersteuning door bijvoorbeeld kosten, opbrengsten en risico’s met elkaar te vergelijken. Kwalitatieve criteria, zoals de invloed van een project op de klantwaardering van de onderneming, zijn lastiger af te wegen. Hiervoor biedt Rational Focal Point bijvoorbeeld de mogelijkheid om deze twee genoemde criteria ten opzichte van elkaar te plaatsen, vervolgens te vergelijken en op die manier een priorisering op te stellen.

Op basis van deze informatie-analyses kan een ranglijst worden opgesteld van de projecten of producten die voor de onderneming de grootste toegevoegde waarde opleveren. Keuzes vinden dus plaats op basis van objectieve (en geobjectiveerde) criteria en niet meer (zoals in het verleden vaak gebeurde, omdat iemand in een stuurgroep het hardste riep), op basis van politieke redenen of het bekende onderbuik gevoel.

Het werk houdt echter niet op nadat gekozen is welke projecten het beste kunnen worden uitgevoerd. Om projecten binnen de tijd te plannen, is het meestal nodig om schaarse resources te verdelen. Ook deze verdeling kan in Rational Focal Point plaatsvinden met behulp van een visuele planner. Tijdens de uitvoering biedt het product allerlei mogelijkheden om de voortgang van alle projecten te monitoren. Ook tijdens deze monitoring kunnen analyses plaatsvinden op basis waarvan bijvoorbeeld kan worden besloten om een project te stoppen, omdat door veranderde klantwensen de doelen niet meer bereikt worden en er alleen maar meer kosten worden gemaakt, zonder dat er uiteindelijk opbrengsten tegenover staan. Een project of product waar geen toegevoegde waarde tegenover staat, heeft geen recht van bestaan.

Tenslotte is door het gebruik van Rational Focal Point altijd achteraf na te gaan welke informatie tot welke beslissingen heeft geleid. Hierdoor is niet alleen te achterhalen waar het fout ging in het beslissingsproces (of ging het misschien helemaal niet fout, maar zijn de omstandigheden veranderd?), maar daarnaast ook te vermijden, of in ieder geval te verminderen, dat eventuele foute beslissingen in de toekomst weer gemaakt worden.

Rational Focal Point is een erg uitgebreide applicatie, die nagenoeg volledig vrij geconfigureerd kan worden. Om een snelle start te kunnen maken worden daarom voorgedefinieerde configuraties meegeleverd. Hierdoor zijn binnen enkele weken resultaten te zien voor een bedrijf dat Portfolio Management met Rational Focal Point implementeert.

Het toevoegen van waarde door Portfolio Management

Het uiteindelijke doel van Portfolio Management is om de waarde van de project- of productportfolio te maximaliseren. Het is onvoldoende om, zoals zo vaak gebeurt, alleen naar de projectuitvoering te kijken. Het bepalen en beheren van de hele portfolio is even belangrijk. Rational Focal Point helpt uw bedrijf daarbij.

Heeft u vragen over dit onderwerp of wilt u meer informatie? Dan kunt u ons bereiken op +31 10 820 81 50 of via Sales@Synobsys.nl.